Bản sao văn bằng đại học là gì? Phân biệt với bản gốc
Trước khi tìm hiểu về thủ tục, cần hiểu rõ khái niệm. Bản sao văn bằng đại học (thường gọi là bản sao công chứng hoặc bản sao y chính) là bản chụp từ bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc, có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong các giao dịch trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Điểm khác biệt quan trọng nhất là bản sao được cấp từ sổ gốc sẽ có hiệu lực vô thời hạn trên toàn quốc. Trong khi đó, bản sao công chứng từ bản chính chỉ có giá trị trong thời hạn nhất định (thường là 6 tháng) và phạm vi sử dụng thường bị giới hạn bởi cơ quan tiếp nhận. | Tiêu chí | Bản sao từ sổ gốc | Bản sao công chứng |
|:— |:— |:— |
| Nguồn gốc | Cấp từ sổ gốc của trường đại học | Sao từ bản chính tại phòng công chứng |
| Giá trị pháp lý | Vô thời hạn | Có thời hạn (thường 6 tháng) |
| Nơi cấp | Trường đại học đã cấp bằng | Phòng Tư pháp, Văn phòng công chứng |
| Chi phí | Thấp (theo quy định nhà nước) | Cao hơn (phí dịch vụ công chứng) |
| Mục đích sử dụng | Nộp hồ sơ gốc cho cơ quan nhà nước, du học | Nộp hồ sơ xin việc, hợp đồng dân sự |
Khi nào cần xin cấp bản sao văn bằng đại học?
Nhu cầu xin cấp bản sao phát sinh trong rất nhiều tình huống thực tế.
- Bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức: Khi thăng chức, chuyển ngạch hoặc thay đổi vị trí công tác trong khối nhà nước.
- Làm hồ sơ du học: Các trường đại học nước ngoài thường yêu cầu bản sao có công chứng hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.
- Tham gia đấu thầu, ký kết hợp đồng kinh tế: Để chứng minh năng lực pháp nhân và trình độ của cá nhân trong doanh nghiệp.
- Bị mất, thất lạc bản chính: Trong trường hợp này, việc xin cấp bản sao từ sổ gốc là giải pháp thay thế tốt nhất, vì theo quy định hiện hành, bằng đại học chỉ được cấp một lần duy nhất và không được cấp lại nếu bị mất.
Điều kiện và hồ sơ xin cấp bản sao văn bằng đại học
Để được giải quyết yêu cầu, bạn cần đáp ứng các điều kiện nhất định và chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Nghị định 79/2019/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc.
Điều kiện để được cấp bản sao
– Người yêu cầu là người được cấp bản chính văn bằng hoặc người đại diện theo pháp luật của người đó.
- Văn bằng gốc phải được đăng ký trong sổ gốc của cơ sở giáo dục đại học.
- Trường hợp người được cấp bằng đã mất, người thừa kế có quyền yêu cầu cấp bản sao để sử dụng vào mục đích hợp pháp.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Hồ sơ xin cấp bản sao văn bằng đại học tương đối đơn giản, bao gồm: – Đơn đề nghị cấp bản sao (theo mẫu hoặc viết tay, nêu rõ lý do xin cấp).
- Bản chính hoặc bản sao giấy tờ tùy thân (Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị) để đối chiếu.
- Văn bản ủy quyền (trong trường hợp người được cấp bằng không trực tiếp đi nộp hồ sơ). Trường hợp người được cấp bằng đã chết thì cần có giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế. Lưu ý: Khi đến nộp hồ sơ, bạn cần mang theo bản chính giấy tờ tùy thân để đối chiếu. Nếu nộp qua đường bưu điện, bạn cần gửi kèm bản sao có công chứng giấy tờ tùy thân.
Quy trình, thủ tục cấp bản sao văn bằng đại học chi tiết
Quy trình thực hiện khá thuận lợi nếu bạn nắm rõ các bước. Tùy thuộc vào việc bạn chọn cấp bản sao từ sổ gốc tại trường hay công chứng tại địa phương mà quy trình có sự khác nhau.
Quy trình cấp bản sao từ sổ gốc tại trường đại học
Đây là hình thức được khuyến khích vì giá trị pháp lý cao nhất. 1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo danh mục đã nêu ở trên.
2. Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đào tạo hoặc Phòng Công tác sinh viên của trường đại học đã cấp bằng. Nhiều trường hiện nay đã hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng thông tin điện tử.
Quy trình công chứng bản sao tại phòng công chứng
Nếu bạn đang giữ bản chính và chỉ cần bản sao để nộp cho các giao dịch dân sự,
Theo quy định hiện hành tại Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT, bằng đại học chỉ được cấp một lần. Nếu bị mất, bạn không thể xin cấp lại bản chính mà chỉ có thể xin cấp bản sao từ sổ gốc. Bản sao này có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong hầu hết các giao dịch dân sự và hành chính.
Thời gian xin cấp bản sao văn bằng là bao lâu?
Nếu nộp hồ sơ trực tiếp tại trường đại học hoặc phòng công chứng và xuất trình đầy đủ giấy tờ,
Hoàn toàn được phép. Bạn cần làm giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật. Giấy ủy quyền có thể được công chứng hoặc chứng thực chữ ký tại địa phương nơi bạn cư trú. Người được ủy quyền cần mang theo giấy tờ tùy thân của chính họ và bản chính giấy tờ tùy thân của bạn (nếu có thể) để đối chiếu.
Xin cấp bản sao tại trường cũ nhưng trường đã sáp nhập hoặc đổi tên thì phải làm sao?
Trong trường hợp trường đã sáp nhập, bạn liên hệ với trường mới được hình thành sau sáp nhập để được giải quyết. Nếu trường chỉ đổi tên, bạn vẫn đến trường cũ nhưng tại địa chỉ mới. Sổ gốc cấp bằng sẽ được chuyển giao và lưu trữ tại cơ sở giáo dục tiếp quản. Bạn nên kiểm tra thông tin trên website của trường để tìm đúng phòng ban phụ trách.
Phí công chứng bản sao tại các văn phòng công chứng tư nhân có đắt không?
Mức phí tại các văn phòng công chứng tư nhân thường cao hơn so với phòng công chứng nhà nước do tính cạnh tranh và dịch vụ nhanh chóng. Tuy nhiên, mức phí này thường chỉ dao động từ 10.000 đồng đến 30.000 đồng cho một bản sao, không quá cao so với tiện ích mà nó mang lại.
Kết luận
Việc xin cấp bản sao văn bằng đại học không còn là thủ tục phức tạp nếu bạn nắm vững các quy định và chuẩn bị hồ sơ chu đáo. Điều quan trọng nhất là xác định đúng nhu cầu sử dụng để lựa chọn hình thức cấp bản sao từ sổ gốc hay công chứng bản sao cho phù hợp, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí. Hãy luôn ưu tiên xin cấp từ sổ gốc tại trường đại học vì giá trị pháp lý lâu dài và tính ổn định của nó. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ trực tiếp với phòng đào tạo của trường hoặc cơ quan công chứng nơi gần nhất để được hỗ trợ một cách chính xác và nhanh chóng nhất.
