Giải đáp: Bằng đại học có cần nộp bản sao không?
Câu trả lời ngắn gọn là CÓ, trong hầu hết các trường hợp, bạn không cần nộp bản gốc bằng đại học mà chỉ cần nộp bản sao hợp lệ. Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, bản sao bằng đại học được xem là giấy tờ hợp pháp để sử dụng trong các giao dịch hành chính và dân sự. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ hai khái niệm quan trọng: bản sao y từ bản chính và bản sao không có chứng thực. Bản sao y là bản chụp từ bản gốc hoặc bản chính, được cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác. Trong khi đó, bản photo thông thường không có giá trị pháp lý nếu không được chứng thực.
Phân loại các loại bản sao bằng đại học hiện nay
Bản sao y từ bản chính (bản sao có chứng thực)
Đây là loại bản sao được thực hiện tại Ủy ban nhân dân xã/phường, Phòng Tư pháp quận/huyện, hoặc các cơ quan đại diện ngoại giao. Người có thẩm quyền sẽ đối chiếu bản gốc và bản chụp, sau đó xác nhận bằng con dấu và chữ ký. Bản sao y có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong hầu hết các thủ tục.
Bản sao từ sổ gốc
Được cấp bởi trường đại học nơi
Khi xin việc tại doanh nghiệp tư nhân
Hầu hết các doanh nghiệp chỉ yêu cầu bản sao y công chứng bằng đại học khi ứng viên trúng tuyển và hoàn thiện hồ sơ nhân sự. Trong vòng phỏng vấn, bạn chỉ cần mang bản gốc hoặc bản photo để đối chiếu khi được yêu cầu. Một số công ty nước ngoài có thể chấp nhận bản scan màu gửi qua email trong bước sơ tuyển.
Khi thi tuyển công chức, viên chức
Theo quy định tại các thông tư hướng dẫn tuyển dụng công chức, thí sinh phải nộp bản sao y công chứng bằng tốt nghiệp trong hồ sơ dự tuyển. Bản gốc sẽ được đối chiếu khi trúng tuyển hoặc khi nhận việc chính thức.
Khi đăng ký học thạc sĩ, nghiên cứu sinh
Các trường đại học thường yêu cầu cả bản sao y công chứng và bản gốc để đối chiếu khi nhập học. Trong hồ sơ đăng ký dự tuyển, bản sao y là bắt buộc.
Khi làm thủ tục hành chính, công chứng hợp đồng
Tại các phòng công chứng, bạn cần xuất trình bản gốc để công chứng viên đối chiếu, nhưng hồ sơ lưu sẽ là bản sao. Đối với thủ tục hành chính như xin cấp hộ chiếu, đăng ký kết hôn, bạn chỉ cần nộp bản sao y.
Hướng dẫn chi tiết cách nộp bản sao bằng đại học đúng quy định
Bước 1: Xác định loại bản sao cần nộp
Đọc kỹ yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ. Nếu họ ghi “bản sao công chứng” hoặc “bản sao y”, bạn cần đến cơ quan chứng thực. Nếu chỉ ghi “bản photo”,
Theo quy định hiện hành, bản sao y từ bản chính không có thời hạn hiệu lực cụ thể. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều cơ quan, doanh nghiệp yêu cầu bản sao được chứng thực trong vòng 6 tháng đến 1 năm gần nhất để đảm bảo tính chính xác. Vì vậy, tốt nhất bạn nên chứng thực mới trước khi nộp hồ sơ cho các vị trí quan trọng.
Có được dùng bản sao bằng đại học để đi phỏng vấn không?
Hoàn toàn có thể. Trong buổi phỏng vấn, bạn chỉ cần mang bản sao y hoặc bản photo để nhà tuyển dụng tham khảo. Bản gốc chỉ cần xuất trình khi được yêu cầu đối chiếu hoặc khi hoàn thiện hồ sơ nhân sự chính thức sau khi trúng tuyển.
Nộp bản sao bằng đại học qua đường bưu điện có được không?
Được phép, nhưng bạn cần gửi kèm bản sao y công chứng, không phải bản photo thường. Nhiều trường đại học và cơ quan nhà nước chấp nhận hồ sơ gửi qua đường bưu điện với điều kiện hồ sơ phải đầy đủ giấy tờ hợp lệ. Tuy nhiên, một số đơn vị vẫn yêu cầu nộp trực tiếp để đối chiếu bản gốc, vì vậy hãy liên hệ trước để xác nhận.
Làm mất bằng đại học gốc thì có xin cấp lại được không?
Theo quy định tại Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT, bằng đại học chỉ được cấp một lần. Nếu làm mất, bạn không thể xin cấp lại bản gốc mà chỉ có thể xin cấp bản sao từ sổ gốc tại trường đã đào tạo. Bản sao từ sổ gốc này có giá trị pháp lý tương đương bản chính và được chấp nhận trong hầu hết các giao dịch.
Chi phí chứng thực bản sao bằng đại học là bao nhiêu?
Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC, lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính là 2.000 đồng/trang đối với bản sao có chứng thực, và 1.000 đồng/trang đối với bản sao không có chứng thực (nếu có). Đối với bản sao từ sổ gốc do trường cấp, mức phí do từng trường quy định, thường dao động từ 10.000 đến 50.000 đồng/bản.
Có cần nộp bản sao bằng đại học khi làm hồ sơ xin việc không yêu cầu bằng cấp?
Ngay cả khi vị trí tuyển dụng không yêu cầu bằng đại học, bạn vẫn nên nộp bản sao bằng cấp nếu có. Điều này thể hiện sự trung thực và giúp nhà tuyển dụng đánh giá chính xác năng lực của bạn. Tuy nhiên, nếu hồ sơ không có mục yêu cầu bằng cấp, bạn có thể bỏ qua và chỉ nộp khi được yêu cầu bổ sung.
Kết luận
Việc nắm rõ quy định “bằng đại học có cần nộp bản sao không” giúp bạn chuẩn bị hồ sơ một cách chính xác, tiết kiệm thời gian và tránh những rắc rối không đáng có. Nguyên tắc cốt lõi là luôn sử dụng bản sao y công chứng cho các thủ tục hành chính, xin việc, nhập học và chỉ xuất trình bản gốc khi thực sự cần thiết để đối chiếu. Hãy chủ động chứng thực trước 3-5 bản sao và bảo quản bản gốc cẩn thận để sử dụng lâu dài. Với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, bạn hoàn toàn có thể tự tin xử lý mọi tình huống liên quan đến hồ sơ bằng cấp của mình.
