Quy định pháp luật về việc giữ bản gốc bằng đại học
Văn bản pháp luật điều chỉnh
Theo quy định tại Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ban hành ngày 29 tháng 12 năm 2019 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc quản lý và cấp phát văn bằng, chứng chỉ, người học hoàn toàn có quyền giữ bản gốc bằng tốt nghiệp của mình. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhất hiện nay điều chỉnh vấn đề này. Cụ thể, Điều 14 của Thông tư này quy định rõ: “Người được cấp văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản bản gốc văn bằng, chứng chỉ của mình.” Điều này có nghĩa là bản gốc bằng đại học thuộc quyền sở hữu hợp pháp của người học và không một tổ chức, cá nhân nào có quyền giữ trái phép.
Quyền của người tốt nghiệp
Người tốt nghiệp đại học có toàn quyền sở hữu và quản lý bản gốc bằng tốt nghiệp của mình. Các quyền cụ thể bao gồm:
- Quyền được nhận bản gốc bằng tốt nghiệp ngay sau khi hoàn thành thủ tục tốt nghiệp
- Quyền tự bảo quản, lưu giữ bản gốc theo ý muốn cá nhân
- Quyền sử dụng bản gốc để đối chiếu, sao y công chứng khi cần thiết
- Quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao khi bản gốc bị hư hỏng hoặc thất lạc
Bằng đại học có được giữ bản gốc không trong môi trường làm việc?
Quy định về việc doanh nghiệp giữ bằng gốc
- Người lao động làm việc trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng
- Vị trí kế toán trưởng, giám đốc tài chính
- Các vị trí yêu cầu trách nhiệm vật chất cao Doanh nghiệp có thể thỏa thuận với người lao động về việc giữ bản gốc như một biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, việc này phải dựa trên sự tự nguyện của người lao động và được ghi rõ trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng.
Phân biệt bản gốc, bản sao và bản sao công chứng
Bản gốc bằng đại học
- Được in trên giấy có hoa văn, dấu nổi đặc biệt
- Có chữ ký trực tiếp của Hiệu trưởng hoặc người có thẩm quyền
- Có con dấu trực tiếp của cơ sở đào tạo
- Số hiệu văn bằng được đăng ký trong sổ cấp bằng
Bản sao và bản sao công chứng
- Bước 1: Chuẩn bị bản gốc bằng đại học
- Bước 2: Đến phòng công chứng hoặc UBND xã/phường để sao y bản chính
- Bước 3: Nộp bản sao công chứng kèm hồ sơ xin việc
- Bước 4: Xuất trình bản gốc để đối chiếu khi nhà tuyển dụng yêu cầu (nếu có)
Các trường hợp cần xuất trình bản gốc
- Khi làm thủ tục nhập học chương trình sau đại học
- Khi đăng ký thi công chức, viên chức
- Khi thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền
- Khi đối chiếu hồ sơ tại các cơ sở giáo dục nghề nghiệp
Lợi ích và rủi ro khi giữ bản gốc bằng đại học
Lợi ích khi tự giữ bản gốc
- Chủ động trong mọi giao dịch hành chính, pháp lý
- Tránh được các rủi ro phát sinh khi người khác giữ hộ
- Dễ dàng sao y công chứng bất cứ khi nào cần thiết
- Không phụ thuộc vào thời gian làm việc của cơ quan giữ hộ
- Bảo vệ được quyền lợi khi có tranh chấp lao động
Rủi ro tiềm ẩn khi tự quản lý
- Nguy cơ thất lạc, hư hỏng do bảo quản không đúng cách
- Khó khăn trong việc khôi phục nếu bị mất (thủ tục phức tạp, kéo dài)
- Có thể bị làm giả, làm nhái nếu không cẩn thận khi giao dịch
Các sai lầm thường gặp khi xử lý bản gốc bằng đại học
Sai lầm phổ biến của người lao động
- Giao nộp bản gốc cho doanh nghiệp khi xin việc mà không tìm hiểu kỹ quy định
- Không công chứng bản sao ngay khi nhận bằng
- Bảo quản bằng ở những nơi ẩm thấp, dễ hư hỏng
- Không kiểm tra kỹ thông tin trên bằng khi nhận từ nhà trường
- Để người khác mượn bản gốc mà không có giấy tờ cam kết
Cách khắc phục và phòng tránh
- Tìm hiểu kỹ quy định pháp luật trước khi giao nộp bất kỳ giấy tờ gốc nào
- Thực hiện sao y công chứng ngay sau khi nhận bằng
- Bảo quản bằng trong túi nilon chống ẩm, để nơi khô ráo
- Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân, ngành học, xếp loại trên bằng
- Tuyệt đối không cho mượn bản gốc khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản
Thủ tục cấp lại bản gốc khi bị mất hoặc hư hỏng
Quy trình xin cấp lại
- Bước 1: Chuẩn bị đơn đề nghị cấp lại văn bằng (theo mẫu của Bộ Giáo dục)
- Bước 2: Nộp đơn tại cơ sở đào tạo đã cấp bằng
- Bước 3: Cung cấp giấy xác nhận của công an phường/xã nơi cư trú về việc mất bằng
- Bước 4: Đóng lệ phí theo quy định của cơ sở đào tạo
- Bước 5: Nhận bản chính cấp lại sau thời gian xử lý (thường từ 15-30 ngày làm việc)
Lưu ý quan trọng khi xin cấp lại
- Bản cấp lại sẽ có số hiệu khác với bản gốc ban đầu
- Trên bản cấp lại có ghi chú “cấp lại lần thứ…” – Thời gian xử lý có thể kéo dài nếu cơ sở đào tạo đã giải thể hoặc sáp nhập
- Chi phí cấp lại do cơ sở đào tạo quyết định, thường dao động từ 100.000 – 300.000 đồng
Những lưu ý quan trọng khi sử dụng bản gốc bằng đại học
Trong giao dịch hành chính
- Luôn mang theo bản gốc và bản sao công chứng khi cần thiết
- Kiểm tra kỹ thông tin trên bản sao trước khi nộp
- Giữ lại biên nhận khi nộp bản gốc cho cơ quan chức năng
- Yêu cầu cơ quan tiếp nhận ghi rõ thời gian trả lại bản gốc
Trong môi trường doanh nghiệp
- Tuyệt đối không tự nguyện giao nộp bản gốc nếu không thực sự cần thiết
- Nếu doanh nghiệp yêu cầu giữ bản gốc, cần yêu cầu làm văn bản cam kết
- Tham khảo ý kiến luật sư hoặc cơ quan quản lý lao động khi có tranh chấp
- Báo cáo ngay với thanh tra lao động nếu bị ép buộc giao nộp bản gốc
Câu hỏi thường gặp về việc giữ bản gốc bằng đại học
Doanh nghiệp có quyền giữ bản gốc bằng đại học của nhân viên không?
Nhiều người lao động thắc mắc liệu doanh nghiệp có được phép giữ bản gốc bằng đại học của nhân viên hay không. Theo quy định tại Bộ Luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành, việc doanh nghiệp giữ bản gốc bằng cấp của người lao động là hành vi trái pháp luật. Cụ thể, Điều 17 Bộ Luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động không được giữ bản gốc giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Hành vi này có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 28/2020/NĐ-CP với mức phạt từ 20 triệu đến 25 triệu đồng đối với cá nhân và từ 40 triệu đến 50 triệu đồng đối với tổ chức.
Trường hợp ngoại lệ
Mặc dù pháp luật nghiêm cấm việc giữ bản gốc bằng cấp, nhưng trong một số trường hợp đặc thù như:
Bản gốc là văn bằng do cơ sở đào tạo cấp lần đầu cho người tốt nghiệp, có giá trị pháp lý cao nhất. Bản gốc có đặc điểm nhận dạng riêng như:
Bản sao là bản chụp từ bản gốc, có thể được công chứng hoặc chứng thực theo quy định. Bản sao công chứng có giá trị pháp lý tương đương bản gốc trong hầu hết các giao dịch hành chính, trừ một số trường hợp đặc biệt yêu cầu phải xuất trình bản gốc. Bảng so sánh giá trị pháp lý: | Loại văn bản | Giá trị pháp lý | Thời hạn sử dụng | Chi phí thực hiện |
|————–|—————–|——————|——————-|
| Bản gốc | Cao nhất | Vĩnh viễn | Không mất phí |
| Bản sao công chứng | Tương đương bản gốc | Không có thời hạn | 2.000 – 10.000 đồng/trang |
| Bản sao thường | Thấp hơn | Tùy Quy trình đúng chuẩn bao gồm:
Một số tình huống cụ thể yêu cầu phải xuất trình bản gốc bằng đại học:
Việc tự giữ bản gốc bằng đại học mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
Bên cạnh những lợi ích, việc tự giữ bản gốc cũng tiềm ẩn một số rủi ro:
Nhiều người mắc phải những sai lầm đáng tiếc trong quá trình sử dụng và bảo quản bằng gốc:
Để tránh những sai lầm trên, người tốt nghiệp nên:
Trong trường hợp không may bản gốc bằng đại học bị mất hoặc hư hỏng nặng, người tốt nghiệp có thể xin cấp lại theo quy trình sau:
Khi thực hiện thủ tục cấp lại, cần lưu ý:
Khi thực hiện các thủ tục hành chính có sử dụng bằng đại học, cần chú ý:
Đối với người lao động đang làm việc tại các doanh nghiệp:
Không. Theo quy định tại Điều 17 Bộ Luật Lao động 2019, người sử dụng lao động bị nghiêm cấm giữ bản gốc văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Hành vi này có thể bị xử phạt hành chính lên đến 50 triệu đồng đối với tổ chức vi phạm.
Nếu doanh nghiệp ép giữ bằng gốc thì phải làm gì?
Người lao động có thể gửi đơn khiếu nại đến Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Đồng thời, có thể khởi kiện ra Tòa án nhân dân cấp huyện để yêu cầu doanh nghiệp trả lại bản gốc và bồi thường thiệt hại nếu có.
Bản sao công chứng có thời hạn sử dụng không?
Theo quy định hiện hành, bản sao công chứng không có thời hạn sử dụng cụ thể. Tuy nhiên, một số cơ quan, tổ chức có thể yêu cầu bản sao được chứng thực trong thời gian gần đây (thường là 6 tháng hoặc 1 năm) để đảm bảo tính chính xác của thông tin.
Có được phép sử dụng bản scan màu của bằng đại học thay cho bản gốc không?
Bản scan màu chỉ có giá trị tham khảo, không có giá trị pháp lý thay thế bản gốc. Trong các giao dịch chính thức, cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ yêu cầu bản sao công chứng hoặc bản gốc để đối chiếu.
Mất bằng đại học có xin cấp lại được không?
Hoàn toàn có thể xin cấp lại. Người tốt nghiệp cần liên hệ với cơ sở đào tạo đã cấp bằng để làm thủ tục cấp lại. Hồ sơ bao gồm đơn đề nghị, giấy xác nhận của công an địa phương về việc mất bằng và các giấy tờ tùy thân khác.
Kết luận
Bằng đại học có được giữ bản gốc không – câu trả lời là hoàn toàn được phép và đó là quyền lợi chính đáng của mỗi người tốt nghiệp. Pháp luật Việt Nam đã có những quy định rõ ràng bảo vệ quyền sở hữu bản gốc văn bằng của người học, đồng thời nghiêm cấm các hành vi giữ bản gốc trái phép của doanh nghiệp hoặc tổ chức khác. Việc hiểu rõ và thực hiện đúng các quy định này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi cá nhân mà còn góp phần xây dựng môi trường lao động lành mạnh, minh bạch. Mỗi người cần trang bị cho mình kiến thức pháp luật đầy đủ để tự tin xử lý mọi tình huống liên quan đến tấm bằng quý giá của mình, tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình học tập và làm việc.
