Ủy quyền nhận bằng đại học là gì?
Ủy quyền nhận bằng đại học là thủ tục pháp lý mà theo đó, sinh viên tốt nghiệp (bên ủy quyền) cho phép một người khác (bên được ủy quyền) thay mặt mình đến trường để nhận bằng tốt nghiệp. Văn bản thể hiện sự cho phép này được gọi là giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp. Về bản chất, đây là một dạng ủy quyền dân sự được quy định tại Bộ luật Dân sự 2015. Hành vi này giúp sinh viên ở xa, bận công việc hoặc có lý do chính đáng không thể trực tiếp nhận bằng vẫn có thể hoàn tất thủ tục nhận bằng thông qua người đại diện hợp pháp.
Các trường hợp cần làm ủy quyền nhận bằng đại học
Không phải sinh viên nào cũng có thể sắp xếp thời gian để đến trường nhận bằng đúng ngày.
Hồ sơ ủy quyền nhận bằng đại học cần chuẩn bị
Để quá trình ủy quyền nhận bằng đại học diễn ra suôn sẻ, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ là yếu tố tiên quyết. Tùy theo quy định của từng trường, hồ sơ có thể có sự khác biệt nhỏ, nhưng nhìn chung cần có những giấy tờ sau:
Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp
Đây là văn bản quan trọng nhất trong bộ hồ sơ. Giấy ủy quyền cần thể hiện đầy đủ các nội dung sau:
- Thông tin cá nhân của bên ủy quyền: họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND/CCCD, địa chỉ liên lạc, số điện thoại
- Thông tin cá nhân của bên được ủy quyền: họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND/CCCD, địa chỉ liên lạc
- Nội dung ủy quyền: được nhận bằng tốt nghiệp đại học thay cho người ủy quyền
- Thời hạn ủy quyền: ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc hiệu lực
- Chữ ký của cả hai bên
- Tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại cho sinh viên ở xa
- Đảm bảo nhận được bằng đúng thời hạn, tránh trường hợp bằng bị chuyển về địa phương gây mất thời gian
- Linh hoạt trong việc sắp xếp công việc và cuộc sống cá nhân
- Giúp sinh viên có thể sử dụng bằng đúng thời điểm cần thiết cho công việc hoặc học tập tiếp theo
- Rủi ro giấy tờ bị thất lạc trong quá trình chuyển giao
- Người được ủy quyền có thể sử dụng bằng vào mục đích không đúng với ý chí của sinh viên nếu không kiểm soát chặt chẽ
- Một số trường có quy định riêng, không chấp nhận hình thức ủy quyền hoặc yêu cầu thêm điều kiện đặc biệt
- Chi phí công chứng và thời gian chờ đợi nếu thực hiện thủ tục công chứng
- Liên hệ trước với phòng đào tạo của trường để xác nhận mẫu giấy ủy quyền và các yêu cầu cụ thể
- Chỉ ủy quyền cho người thân thiết, có trách nhiệm và đáng tin cậy
- Kiểm tra kỹ thông tin trên bằng trước khi rời khỏi trường (nếu có thể nhờ người được ủy quyền kiểm tra giúp)
- Giữ lại bản sao của toàn bộ hồ sơ ủy quyền để đối chiếu khi cần thiết
- Xác định rõ thời hạn ủy quyền, tránh để giấy ủy quyền hết hiệu lực trước khi nhận bằng
- Thông báo cho trường biết trước về việc sẽ ủy quyền để trường sắp xếp và xác nhận
- Trong trường hợp khẩn cấp, sinh viên có thể liên hệ trực tiếp với trường để được hướng dẫn giải quyết
- Bộ luật Dân sự 2015, Điều 562 đến Điều 569 quy định về hợp đồng ủy quyền và đại diện theo ủy quyền
- Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT về việc ban hành Quy chế đào tạo trình độ đại học, trong đó có quy định về việc cấp phát bằng tốt nghiệp
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
Bản sao giấy tờ tùy thân của bên ủy quyền
Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của sinh viên cần được công chứng hoặc chứng thực theo quy định.
Bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền
Tương tự, bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người đi nhận bằng thay cũng cần được chuẩn bị.
Các giấy tờ khác Nội dung giấy ủy quyền cần rõ ràng, đầy đủ thông tin và đúng quy định pháp luật.
Bước 2: Công chứng hoặc chứng thực chữ ký
Tùy Một số trường chấp nhận giấy ủy quyền không cần công chứng nếu cả hai bên cùng đến trường để xác nhận trực tiếp.
Bước 3: Nộp hồ sơ cho phòng đào tạo hoặc phòng công tác sinh viên
Sinh viên hoặc người được ủy quyền cần nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị cho bộ phận phụ trách việc phát bằng của trường trước thời điểm phát bằng.
Bước 4: Người được ủy quyền đến nhận bằng
Vào ngày phát bằng, người được ủy quyền mang theo CMND/CCCD gốc và giấy hẹn (nếu có) đến đúng địa điểm để nhận bằng thay cho sinh viên.
Cách viết giấy ủy quyền nhận bằng đại học chuẩn
Một giấy ủy quyền nhận bằng đại học hợp lệ cần tuân thủ cấu trúc cơ bản sau:
Phần mở đầu
Quốc hiệu, tiêu ngữ (đối với giấy ủy quyền có công chứng), tên văn bản là “GIẤY ỦY QUYỀN”, kèm theo trích yếu nội dung “Về việc nhận bằng tốt nghiệp đại học thay”.
Phần nội dung chính
Phần này cần ghi rõ thông tin của bên ủy quyền và bên được ủy quyền. Sau đó trình bày nội dung ủy quyền cụ thể, thời hạn ủy quyền và cam kết của các bên về việc thực hiện đúng phạm vi ủy quyền.
Phần kết thúc
Ghi rõ địa điểm, ngày tháng năm lập giấy ủy quyền, chữ ký của cả hai bên. Trong trường hợp giấy ủy quyền có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền, cần có thêm phần xác nhận của cơ quan đó.
So sánh các hình thức ủy quyền nhận bằng đại học
| Tiêu chí | Ủy quyền có công chứng | Ủy quyền không công chứng |
|---|---|---|
| Giá trị pháp lý | Cao, được pháp luật bảo hộ tuyệt đối | Thấp hơn, phụ thuộc vào sự chấp nhận của trường |
| Chi phí | Từ 50.000 – 100.000 đồng tùy phòng công chứng | Miễn phí nếu tự soạn |
| Thời gian thực hiện | Khoảng 30 phút đến 1 giờ | Không mất thời gian chờ đợi |
| Độ tin cậy | Rất cao, ít rủi ro bị từ chối | Có thể bị trường từ chối nếu không đúng mẫu |
| Đối tượng phù hợp | Sinh viên ở xa, không thể đến trường cùng người nhận thay | Sinh viên có thể đến trường cùng người nhận thay |
Lợi ích và hạn chế của việc ủy quyền nhận bằng đại học
Lợi ích mang lại
Hạn chế cần cân nhắc
Những lỗi thường gặp khi làm ủy quyền nhận bằng đại học
Thiếu thông tin trong giấy ủy quyền
Nhiều sinh viên viết giấy ủy quyền sơ sài, thiếu số CMND/CCCD của người được ủy quyền hoặc không ghi rõ thời hạn ủy quyền. Điều này khiến giấy tờ không có giá trị pháp lý và bị trường từ chối.
Không tìm hiểu quy định riêng của trường
Mỗi trường đại học có quy chế riêng về việc phát bằng và ủy quyền nhận bằng. Có trường yêu cầu giấy ủy quyền phải công chứng, có trường lại chấp nhận giấy viết tay có xác nhận của hai bên. Việc không tìm hiểu kỹ có thể khiến sinh viên phải làm lại hồ sơ nhiều lần.
Ủy quyền cho người không đủ điều kiện
Người được ủy quyền cần có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Ủy quyền cho trẻ vị thành niên hoặc người mất năng lực hành vi dân sự sẽ khiến giấy ủy quyền vô hiệu.
Không kiểm tra lại thông tin trước khi nộp
Sai sót về ngày tháng, tên trường, tên người trong giấy ủy quyền là lỗi phổ biến. Những sai sót nhỏ này có thể dẫn đến việc giấy tờ bị trả về và mất thời gian xử lý lại.
Để người được ủy quyền nhận bằng nhưng thiếu giấy tờ tùy thân
Người đi nhận bằng thay bắt buộc phải mang theo CMND/CCCD gốc để đối chiếu. Nhiều trường hợp quên mang giấy tờ gốc dẫn đến không thể nhận bằng trong ngày.
Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền nhận bằng đại học
Để quá trình ủy quyền nhận bằng đại học diễn ra thuận lợi, sinh viên cần đặc biệt lưu ý những điểm sau:
Quy định pháp lý liên quan đến ủy quyền nhận bằng đại học
Việc ủy quyền nhận bằng đại học được điều chỉnh bởi các quy định pháp luật sau:
Các quy định này tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc thực hiện thủ tục ủy quyền, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của sinh viên tốt nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về ủy quyền nhận bằng đại học
Giấy ủy quyền nhận bằng đại học có bắt buộc phải công chứng không?
Việc công chứng giấy ủy quyền phụ thuộc vào quy định của từng trường đại học. Nhiều trường chấp nhận giấy ủy quyền không công chứng nếu có đầy đủ chữ ký của cả hai bên và được xác nhận bởi cơ quan có thẩm quyền nơi sinh viên cư trú. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý cao nhất và tránh bị từ chối, sinh viên nên công chứng giấy ủy quyền tại phòng công chứng hoặc chứng thực chữ ký tại UBND xã, phường.
Người được ủy quyền nhận bằng đại học cần mang theo những giấy tờ gì?
Người được ủy quyền cần mang theo CMND/CCCD hoặc hộ chiếu gốc còn hiệu lực để xuất trình cho cán bộ phụ trách. Ngoài ra, cần mang theo giấy ủy quyền bản gốc và các giấy tờ khác
Có thể ủy quyền nhận bằng đại học qua điện thoại hoặc email không?
Không. Việc ủy quyền nhận bằng đại học bắt buộc phải được lập thành văn bản theo quy định của pháp luật. Việc ủy quyền qua điện thoại hoặc email không có giá trị pháp lý và không được nhà trường chấp nhận.
Thời hạn của giấy ủy quyền nhận bằng đại học là bao lâu?
Thời hạn ủy quyền do hai bên tự thỏa thuận và ghi rõ trong giấy ủy quyền. Thông thường, giấy ủy quyền có thời hạn từ 1 đến 3 tháng, đủ để người được ủy quyền thực hiện việc nhận bằng. Nếu quá thời hạn mà chưa nhận được bằng, cần làm lại giấy ủy quyền mới.
Nếu người được ủy quyền không đến nhận bằng đúng hạn thì xử lý thế nào?
Trong trường hợp này, sinh viên cần liên hệ với phòng đào tạo của trường để được hướng dẫn. Thông thường, trường sẽ giữ bằng trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu quá thời gian lưu giữ, bằng có thể được trả về Sở Giáo dục và Đào tạo nơi sinh viên cư trú hoặc trường sẽ có hướng dẫn cụ thể khác.
Chi phí để làm thủ tục ủy quyền nhận bằng đại học là bao nhiêu?
Chi phí chủ yếu phát sinh từ việc công chứng giấy ủy quyền, dao động từ 50.000 đến 100.000 đồng tùy theo phòng công chứng. Nếu không công chứng mà chỉ chứng thực chữ ký tại UBND xã, phường, chi phí thường thấp hơn, khoảng 10.000 đến 20.000 đồng. Một số trường có thể thu phí xác nhận ủy quyền hoặc phí lưu giữ hồ sơ.
Kết luận
Ủy quyền nhận bằng đại học là thủ tục pháp lý cần thiết và hữu ích cho những sinh viên không thể trực tiếp đến trường nhận bằng. Việc nắm vững quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ đúng quy định của nhà trường sẽ giúp quá trình này diễn ra thuận lợi, nhanh chóng. Điều quan trọng nhất là sinh viên cần chủ động liên hệ với trường để được hướng dẫn cụ thể, đồng thời lựa chọn người được ủy quyền đáng tin cậy để đảm bảo an toàn cho tấm bằng tốt nghiệp của mình. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích, giúp bạn tự tin thực hiện thủ tục ủy quyền nhận bằng đại học một cách đúng đắn và hiệu quả.
